INTERVENTORIA

¿QUÉ ES LA INTERVENTORÍA?

Es el proceso de supervisión, coordinación y control que deben hacer las entidades sobre aquellas funciones y competencias que les asigna la normatividad vigente cuando las realizan mediante una relación contractual ya sea a través de interventores internos (Servidores públicos) o interventores externos(Contratados).

Dicho proceso tiene el propósito de verificar, a partir de la firma y perfeccionamiento del respectivo contrato y durante su ejecución, el avance y cumplimiento de las obligaciones contraídas en términos de oportunidad, utilización de los recursos y la calidad de los bienes o servicios contratados, hasta su liquidación.

FUNCIONES Y COMPETENCIAS EN MATERIA DE CONTRATACIÓN

La interventoría es una herramienta de mejoramiento continuo para los tres actores que participan en la relación contractual:

El contratista, a la que se le ejerce el proceso,

El interventor, aún cuando sea interno,

El contratante, cuyo propósito es velar por el cumplimiento del objeto contractual, en términos de eficiencia, eficacia y calidad.

Por lo tanto se requiere el compromiso de los tres, a fin de que no se le vea simplemente como un requisito formal al seguimiento de las obligaciones contractuales para imponer una sanción o multa. 

¿QUÉ FIN PERSIGUE LA INTERVENTORIA?

El fin de la interventoría es verificar que las partes cumplan a cabalidad, con equidad y armonía, los términos y obligaciones pactadas en el contrato, es decir, con la oportunidad, costos y especificaciones que satisfagan las necesidades que se pretenden cubrir con el mismo.

La interventoría, mediante sus observaciones críticas y constructivas, contribuye a consolidar los resultados que se esperan obtener con la ejecución del contrato vigilado. Así mismo, en la medida en que ella sea efectiva, es decir, opere de acuerdo con un plan de trabajo bien formulado y utilice los medios apropiados se hace partícipe en la generación de valor agregado, lo cual significa, creación de circunstancias que mejoran la gestión contractual.

La interventoría debe cumplir las siguientes actividades para lograr su fin:

•        CONTROLAR: Es una supervisión planeada que debe hacerse de manera permanente a todas y cada una de las obligaciones mediante las cuales se cumple el contrato, con el fin de establecer si la ejecución se ajusta a lo ofrecido por las partes.

•   SOLICITAR: Facultad que se materializa cuando el interventor pide al contratista oportunamente que subsane en forma inmediata algún vicio de forma o de fondo que afecta la validez del contrato o su ejecución.

•      EXIGIR: Al detectar que en la ejecución del contrato no se cumplen estrictamente las cláusulas pactadas, el interventor tiene la obligación de exigir a la parte que ocasiona las deficiencias la satisfacción exacta de lo prometido, para el efecto emplea como medios el contenido del contrato y las garantías ofrecidas para respaldar el cumplimiento de las obligaciones.

•     COLABORAR: Trabajar con otra u otras personas en la realización de una obra, la interventoria que dentro de sus funciones le corresponde prestar la colaboración necesaria para el éxito del contrato, circunstancia que no debe confundirse con permisividad.

•      ABSOLVER: En ocasiones los contratos se desvían de los objetivos propuestos por ausencia de comunicación entre las partes. El interventor debe ser un apoyo al que se le consulte para resolver las dudas y dificultades que surjan durante la ejecución del contrato.

•        PREVENIR: Debe dejar de verse a la interventoría como una función pasiva limitada a observar la ejecución del contrato para informar los errores de las partes; es más fácil evitar que ellos ocurran al tiempo que se impide el incumplimiento de las obligaciones contractuales. El interventor debe orientar las acciones preventivas hacia el contratante y el contratista.

• VERIFICAR: Las actividades enunciadas anteriormente no dejan de ser intenciones si la interventoría no verifica su realización. El control depende de la verificación, del examen de la ejecución del contrato para establecer su realidad. El conocimiento de esa realidad implica aplicación de correctivos, exigencia del cumplimiento de lo pactado, solución de problemas, absolución de dudas, todo ello con un criterio de colaboración que a la postre se refleje en el éxito de la consecución de lo pretendido con la correspondiente contratación.

¿CUÁL ES LA UTILIDAD DE LA INTERVENTORÍA EN LA GESTION

DE LA ENTIDAD CONTRATANTE?

     La interventoría es una herramienta de gestión porque le permite a la entidad contratante: 

• Evitar la utilización indebida de los recursos por parte del contratista y en caso de    que ocurra es un medio para detectarla y sancionarla.

• Hacer un seguimiento técnico, mediante la aplicación de indicadores, sobre la forma como se ejecutan los contratos.

• Monitorear el desarrollo de los procesos.

• Evaluar el cumplimiento de la normatividad vigente en la ejecución del contrato.

• Tomar los correctivos y hacer los ajustes pertinentes de manera oportuna.

• Medir oportunamente los resultados.

• Tomar decisiones relativas a la relación contractual.

• Evaluar la relación de la actividad objeto de interventoría en el contexto de los planes y programas así mismo, a través de ella, los contratistas mejoran la eficiencia y la calidad de los bienes y servicios ofrecidos.

¿QUÉ CONSECUENCIAS ACARREA EL HECHO DE NO REALIZAR LA INTERVENTORÍA?

 

-       El no hacerles interventoría a los contratos, pondría en riesgo el cabal cumplimiento de sus funciones y la correcta aplicación de los recursos destinados para la correcta realización de  cada proyecto.

-       Una vez se designe el interventor para los contratos, ya sea interno o externo, su deber, en cumplimiento de los numerales 2 y 10 del articulo 34 de la Ley 734 de 2002, Código Único Disciplinario, es el de realizar personalmente las tareas que se le confíen y responder por el uso de la autoridad que se le delegue. De no cumplir dicha obligación el servidor público responderá disciplinaria, civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación contractual en los términos de la Constitución y la Ley. Ahora bien, en el caso específico del interventor externo es importante señalar, de conformidad con el artículo 53 de la Ley 734 de 2002, que el régimen disciplinario para los particulares se aplica a quienes cumplan labores deinterventoría en los contratos estatales.

¿CUÁLES SON LOS PRERREQUISITOS PARA GARANTIZAR UNA BUENA INTERVENTORÍA?

Es importante comprender que previo al trabajo de interventoría se deben crear una serie de hechos adecuados que se relacionan con el contrato objeto de la interventoría y con lo que será el proceso de interventoría en sí mismo, a fin de que ésta se desarrolle de manera eficiente. Entre tales hechos se puede señalar:

• Existencia de la disponibilidad presupuestal de los recursos que financiarán el contrato objeto de interventoría.

• La forma de pago del contrato objeto de interventoría debe estar acorde con el plan de caja, con el fin de garantizar el oportuno flujo de recursos en los términos pactados en el contrato.

• Claridad y precisión en el contenido y alcance de las obligaciones pactadas en el contrato objeto de interventoría y de las sanciones en que se incurre por su incumplimiento.

•  Precisión y claridad en el contenido y alcance de las responsabilidades del interventor.

 

¿CUÁLES SON LOS LÍMITES DE COMPETENCIA DE LA INTÉRVENTORIA?

La interventoría debe limitarse única y exclusivamente a verificar el cumplimiento de las obligaciones pactadas en el contrato, por ende no le corresponde ejecutar acciones tendientes a conocer aspectos administrativos y financieros de orden interno, distintos a los relacionados con el objeto del contrato.

¿EN QUIÉNES SE PUEDE APOYAR LA INTERVENTORÍA?

Para desarrollar en forma adecuada su trabajo, y obtener información relativa a la ejecución del contrato objeto de interventoría, el interventor puede acudir a las veedurías comunitarias, a las asociaciones de usuarios, a la entidad contratista, y demás entidades o personas relacionadas con el objeto del contrato.

¿CUÁLES SON LAS FUNCIONES DEL INTERVENTOR?

Las funciones del interventor por su contenido son de carácter técnico y económico, de carácter legal y de carácter administrativo.

DE CARÁCTER TÉCNICO Y ECONÓMICO

Entre las funciones que le corresponde desempeñar se incluyen:

•      Constatar que la póliza de la garantía del contrato se encuentra aprobada o que el contrato se encuentra firmado y debidamente legalizado.

•         Participar en la liquidación del contrato.

•       Asesorar al contratista cuando lo considere conveniente o cuando éste lo solicite en aspectos concernientes con la naturaleza del objeto contratado.

•    Verificar la contabilidad del Contratista, los soportes financieros se ajusten a la normatividad vigente (Estatuto Tributario), como por ejemplo que los comprobantes de egresos se encuentren debidamente diligenciados y firmados, numerados de manera consecutiva, las facturas de gastos de los proyectos deberán estar a nombre del Contratista y no de terceros, aportes parafiscales.

DE CARÁCTER LEGAL

•          Efectuar el seguimiento del contrato con el objeto de verificar el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones acordadas entre el contratista y la entidad.

•             Velar porque se respeten en su integridad los derechos de las partes.

•           Requerir por escrito al contratista, cuantas veces sea necesario, cuando incumpla alguna de las obligaciones contractuales.

•      Informar al contratante con la debida sustentación y justificación cuando el contratista incumpla de manera persistente las obligaciones contractuales, con el propósito de que se imponga la sanción contractual correspondiente.

•         Comunicar por escrito a la aseguradora que expidió la póliza de garantía y cumplimiento sobre el incumplimiento del contratista

•     Elaborar las actas de inicio, parciales, finales y de liquidación dentro de los plazos establecidos en el Contrato y por la normatividad vigente.

DE CARÁCTER ADMINISTRATIVO

•         Conocer los procedimientos internos de la entidad relacionados con el manejo y trámite de los contratos, órdenes de pago, diligenciamiento de formatos y demás aspectos inherentes a sus funciones.

•        Exigir al contratista informes periódicos sobre la ejecución contractual, dentro de los términos pactados en el contrato, o en cualquier momento si así lo considera conveniente.

•     Certificar que el contratista ha cumplido con todas sus obligaciones en el periodo correspondiente, de acuerdo con los términos del contrato.

•     Convocar al contratista a las reuniones que sean necesarias para lograr la debida ejecución del contrato y dejar constancia de ello en acta.

•         Elaborar para consideración y firma del representante de la entidad, el acta de liquidación del contrato.

•     Suscribir con el contratista las siguientes actas: de iniciación, de reuniones con el contratista, de liquidación del contrato y de cambio de interventor. Esta última también la suscribirá el interventor entrante.

•       Impartir por escrito, al contratista, las instrucciones relativas a la aplicación de instrumentos para el desarrollo de la interventoría.

•       Elaborar informes periódicos de evaluación especificando el avance de los proyectos, cumplimiento de actividades y metas de manera porcentual y actas de interventoría, respecto de la ejecución del contrato, así como soportar las razones de incumplimiento en que incurra el contratista para que el contratante adopte las medidas pertinentes con base en lo allí establecido.

• -       Rendir a la entidad los informes periódicos relativos a las actividades realizadas por él y suministrarle la información y documentación que requiera en relación con la ejecución del contrato.

• -       Rendir los informes que le sean solicitados por los organismos de control.